Réponse

En cas de contradiction entre la présente annexe et les CGV, la présente annexe prévaut pour les questions relatives à la protection des données personnelles.

Rôles des parties

Le Client agit en qualité de responsable de traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs et, le cas échéant, des personnes dont les données sont saisies ou importées dans le Service.

L’Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.

L’Éditeur traite les données personnelles uniquement sur instruction documentée du Client, pour fournir le Service et assurer sa sécurité, sa maintenance et son support.

L’Éditeur informe immédiatement le Client si, à son avis, une instruction du Client constitue une violation du RGPD ou d’autres dispositions applicables en matière de protection des données.

Objet et durée du traitement

Objet du traitement : fourniture du service en ligne Planning-Medical.com, comprenant la création, la gestion, la génération, la publication et le suivi des plannings de travail, ainsi que l’hébergement, la sauvegarde, la restauration, l’assistance et la sécurité des Données Client.

Durée du traitement : durée du contrat conclu entre le Client et l’Éditeur, puis durée nécessaire à la restitution ou à la suppression des données conformément à l’article « Restitution et suppression des données » de la présente Annexe.

Catégories de personnes concernées

Le traitement peut concerner notamment :

• les Utilisateurs du Client : personnel soignant, administratif, technique, encadrants, responsables de service et toute autre personne autorisée à accéder au Service ;
• les personnes dont les données sont saisies ou importées par le Client dans le cadre de la gestion des plannings ;
• les contacts techniques ou administratifs du Client.

Catégories de données personnelles

Selon les données effectivement saisies ou importées par le Client, le traitement peut porter sur :

• données d’identification : nom, prénom, identifiant professionnel, matricule interne, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone professionnel ;
• données professionnelles : service, fonction, catégorie professionnelle, statut, horaires, affectation, compétences ;
• données de planning : jours et horaires de travail, absences - y compris arrêts de travail déclarés, congés, remplacements, gardes, astreintes, roulement ;
• données techniques : identifiants de connexion, journaux de connexion, adresse IP, date et heure d’accès, informations nécessaires à la sécurité et au support ;
• données éventuellement saisies par le Client : toute autre donnée personnelle que le Client décide d’intégrer au Service.

Le Client est responsable de la minimisation des données et de la licéité des données qu’il collecte, saisit ou importe dans le Service.

Le Service n'est pas destiné au traitement de données mentionnées à l'article 9 du RGPD, notamment de données de santé. Le Client s'interdit de saisir ou d'importer dans le Service de telles données, y compris dans les champs libres. Si le Client est amené à traiter de telles données pour son propre compte, il lui appartient de mettre en œuvre les garanties prévues par le RGPD ; l'Éditeur n'ayant pas vocation à les héberger au titre du Service, sa responsabilité ne saurait être engagée à ce titre.

Finalités du traitement

L’Éditeur traite les données personnelles aux seules finalités suivantes :

• fournir, exploiter, maintenir et faire évoluer le Service ;
• héberger, sauvegarder et restaurer les Données Client ;
• authentifier les Utilisateurs et sécuriser l’accès au Service ;
• diagnostiquer les incidents, assurer le support et corriger les anomalies ;
• prévenir, détecter et traiter les usages frauduleux ou non autorisés ;
• respecter les obligations légales applicables à l’Éditeur.

L’Éditeur ne procède à aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à l’égard des personnes concernées, ni à aucun profilage au sens du RGPD, dans le cadre de la fourniture du Service.

Instructions du Client

Le Client donne ses instructions à l’Éditeur par écrit, notamment par courrier électronique, via l’interface du Service, par la Commande ou par tout autre document contractuel.

Le Client s’engage à ne donner que des instructions licites et conformes au RGPD.

L’Éditeur ne peut modifier la finalité du traitement, ajouter une nouvelle finalité ou transférer des données vers un pays tiers sans instruction écrite préalable du Client, sauf obligation légale contraire.

Confidentialité

L’Éditeur veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles :

• soient soumis à une obligation de confidentialité contractuelle ou légale ;
• n’accèdent aux données que dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions ;
• ne traitent les données que sur instruction du Client, sauf obligation légale contraire ;
• soient formées ou sensibilisées à la protection des données personnelles.

Sécurité du traitement

Compte tenu de la nature du traitement et des risques, l’Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• chiffrement des communications entre les terminaux des Utilisateurs et le Service ;
• contrôle d’accès fondé sur des identifiants individuels ;
• gestion des habilitations et des droits d’accès ;
• authentification des Utilisateurs ;
• journalisation des accès et des opérations sensibles lorsque cela est techniquement possible ;
• sauvegarde quotidienne des Données Client ;
• mesures de cloisonnement et de protection des environnements d’hébergement ;
• procédures de gestion des incidents et de restauration ;
• sensibilisation du personnel habilité ;
• mise à jour et surveillance des systèmes lorsque cela relève de la responsabilité de l’Éditeur.

Ces mesures sont réexaminées et adaptées en fonction de l’évolution des risques, de l’état de l’art et des coûts de mise en œuvre, conformément à l’article 32 du RGPD.

Données relatives à la santé

Le Service peut être amené à enregistrer des types d'absence de nature à révéler, par déduction, des informations relatives à la santé des personnes concernées, notamment les arrêts de travail déclarés pour maladie ou accident du travail.

Le Client reconnaît et garantit que :

• ces absences sont purement déclaratives : l'Éditeur n'en connaît ni le motif ni la véracité, et n'en contrôle pas la justification, qui relève des procédures administratives propres au Client ;

• le typage des absences dans le Service n'a qu'une finalité de gestion du temps de travail (validité de l'absence, décomptes des congés annuels, congés de formation, récupérations, compte épargne-temps et mécanismes équivalents) et ne constitue en aucun cas un suivi médical ;
• le Service ne comporte aucun champ libre ni aucune rubrique permettant de saisir des informations médicales relatives à une absence.

Le Client est seul responsable de la licéité de la saisie de ces données, de sa base légale au sens de l'article 9 du RGPD et de la minimisation des données. L'Éditeur applique à ces données les mesures de sécurité prévues à la présente annexe.

Sous-traitance ultérieure

Le Client autorise l’Éditeur, de manière générale, à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour l’hébergement, la maintenance, le support, la sécurité ou toute autre prestation nécessaire à la fourniture du Service.

L’Éditeur informe le Client par écrit de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur, avec un préavis raisonnable.

Le Client peut formuler des objections écrites motivées dans un délai de 15 jours à compter de cette information, si le nouveau sous-traitant présente, à son avis, un risque insuffisamment maîtrisé pour les droits et libertés des personnes concernées.

En cas d’accord des parties, le sous-traitant est autorisé. À défaut d’accord, le Client peut résilier le contrat à la date d’entrée en vigueur du changement, sans pénalité, si le changement porte atteinte à la fourniture du Service ou à la protection des données. L’Éditeur peut également renoncer au recours au sous-traitant concerné.

L’Éditeur impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, les mêmes obligations de protection des données que celles prévues par la présente annexe.

L’Éditeur demeure pleinement responsable envers le Client de l’exécution par ses sous-traitants ultérieurs de leurs obligations.

Sous-traitants autorisés à la date de signature

Sous-traitant	Prestation	Localisation des données
OVH	Hébergement de l’application et des données	France

Transferts hors Union européenne

L’Éditeur s’engage à héberger les Données Client en France, chez OVH ou chez un sous-traitant situé dans l’Union européenne.

Tout transfert de données personnelles vers un pays tiers à l’Union européenne ou vers une organisation internationale ne peut être réalisé que :

• sur instruction écrite préalable du Client ;
• dans le respect du chapitre V du RGPD ;
• avec des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne lorsqu’elles sont applicables.

Droits des personnes concernées

Le Client est responsable de la réponse aux demandes d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité formulées par les personnes concernées.

L’Éditeur aide le Client, dans la mesure du possible et selon la nature du traitement, à répondre à ces demandes.

Lorsque le Client ne peut pas répondre lui-même à une demande par l’intermédiaire du Service, il peut la transmettre à l’Éditeur à l’adresse suivante : rgpd@planning-medical.com.

L’Éditeur traite cette demande dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai maximal de 30 jours à compter de sa réception, sauf difficulté particulière dûment justifiée.

Violation de données personnelles

L’Éditeur notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

Cette notification est adressée à : security@planning-medical.com

Elle comprend, dans la mesure où les informations sont disponibles :

• la nature de la violation ;
• les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées ;
• les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements concernés ;
• le nom et les coordonnées d’un point de contact ;
• les conséquences probables de la violation ;
• les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation et en atténuer les conséquences.

Si toutes les informations ne sont pas disponibles immédiatement, l’Éditeur les communique de manière échelonnée, sans retard indu.

Le Client demeure responsable de la notification éventuelle à la CNIL et aux personnes concernées, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

Assistance à la conformité

L’Éditeur aide le Client, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, à :

• répondre aux demandes des personnes concernées ;
• garantir la sécurité du traitement ;
• notifier une violation de données personnelles ;
• réaliser, lorsque cela est nécessaire, une analyse d’impact relative à la protection des données ;
• coopérer avec l’autorité de contrôle compétente.

Registre et documentation

L’Éditeur tient un registre des catégories d’activités de traitement réalisées pour le compte du Client.

Il met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations, notamment :

• la liste des sous-traitants ultérieurs autorisés ;
• les informations relatives aux mesures de sécurité ;
• les éléments nécessaires à la gestion des violations de données ;
• les informations relatives aux transferts de données, le cas échéant.

Audits

Le Client, ou un auditeur indépendant qu’il mandate, peut vérifier le respect par l’Éditeur des obligations prévues par la présente annexe.

La demande d’audit est adressée par écrit à l’Éditeur.

L’audit est réalisé :

• pendant les heures ouvrées ;
• après un préavis raisonnable d’au moins 15 jours ;
• dans des conditions ne compromettant pas la sécurité, la confidentialité ou la continuité du Service ;
• au plus une fois par an, sauf audit complémentaire justifié par un incident de sécurité ou une violation de données.

L’Éditeur peut proposer une attestation, un audit réalisé par un tiers indépendant ou une documentation équivalente lorsqu’un accès direct à ses systèmes n’est pas possible.

Les frais d’audit sont à la charge du Client, sauf si l’audit révèle un manquement imputable à l’Éditeur.

Restitution et suppression des données

À la fin du contrat, quelle qu’en soit la cause, le Client choisit, par demande écrite formulée dans les 30 jours suivant la fin du contrat, de faire restituer ou supprimer les Données Client contenant des données personnelles.

Restitution

La restitution est réalisée dans un format structuré et exploitable, notamment CSV, accompagné si nécessaire d’un descriptif des champs exportés.

Suppression

À défaut de demande de restitution dans le délai imparti, ou après restitution, l’Éditeur supprime les données personnelles actives des environnements de production.

Les données présentes dans les sauvegardes sont supprimées à l’issue de leur cycle normal de rétention.

Pour les durées maximales de rétention des sauvegardes sur nos serveur : cf. la page Conservation des données.

La suppression est réalisée dans les meilleurs délais, sauf obligation légale de conservation.

Entrée en vigueur et mise à jour

La présente annexe entre en vigueur à la date d’acceptation des CGV ou de la Commande.

Elle peut être mise à jour notamment pour refléter :

• l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant ultérieur ;
• une évolution des mesures de sécurité ;
• une évolution de la réglementation applicable ;
• une modification du périmètre du Service.

Toute modification substantielle est notifiée au Client par écrit.